Hành trình học bổng chính phủ Thuỵ Điển (Phần 6: Thư giới thiệu, Giấy chứng nhận)

Thư giới thiệu (Letter of Recommendation – LoR)

Như đã trình bày, LoR là đánh giá khách quan của người khác về bạn, bổ sung hoặc củng cố những thông tin trong CV hay SoP. Vậy làm thế nào để có một LoR có uy tín và đánh giá bạn một cách chân thực nhất?

Những LoR mình đã xin

– Học thuật: từ giáo viên trong trường đại học (Một học vị tiến sĩ, một học vị thạc sĩ): hai giáo viên đều là những người đã hướng dẫn mình viết khoá luận tốt nghiệp, hoặc dạy mình nhiều môn;
– Nghề nghiệp: từ sếp trực tiếp của mình ở công ty (giám đốc);
– Hoạt động xã hội: từ Quỹ học bổng mình tham gia khi còn là sinh viên (giám đốc).

Như vậy, các bạn có thể xin Thư giới thiệu từ rất nhiều người khác nhau: thầy cô trong trường đại học; từ sếp, đồng nghiệp, khách hàng,… trong công việc; từ trưởng nhóm, chủ nhiệm,.. tổ chức xã hội bạn tham gia. Miễn là những người này đủ hiểu về bạn để có thể đưa ra những nhận xét khách quan về bạn nhất.

Một số vấn đề mình đã từng thắc mắc

– Học vị tiến sĩ, chức vụ trưởng khoa trường đại học; giám đốc công ty có tên tuổi có làm cho LoR của bạn có uy tín hơn không?  Có, có và có; tuy nhiên điều này có thể trở nên phản tác dụng nếu bạn chưa từng làm việc cùng, và chưa biết bạn đủ lâu để có thể hiểu hết về bạn.
– Làm thế nào để liên hệ thầy cô ở trường đại học xin LoR khi đã quá lâu?  Cứ email cho thầy/ cô giới thiệu bạn là ai (sinh viên khoá nào, ngành nào, học thầy/ cô những môn gì), mong muốn xin thư giới thiệu để ứng tuyển học bổng/ thạc sĩ,… nhờ thầy/ cô hỗ trợ.
– Thế đang học đại học thì làm sao nhờ thầy/ cô viết LoR?  Nên tạo mối quan hệ thân thiết với thầy cô, và cũng ngỏ ý định là thời gian sau em có ý định đi du học/ học thạc sĩ, hy vọng thầy/ cô có thể viết LoR cho em. Những thầy/ cô trực tiếp hướng dẫn khoá luận, báo cáo thực tập sẽ có nhiều thời gian làm việc chung hơn thầy/ cô giảng 1-2 môn trên lớp, nhưng cũng tuỳ trường hợp.
– Nếu không muốn sếp biết là đang nộp hồ sơ đi du học?  Nhờ sếp công ty cũ viết, nếu không có hoặc bắt buộc xin từ công ty đang công tác hiện tại, thì cũng phải …dũng cảm đối mặt thẳng thắn trình bày nguyện vọng thôi, và có thể hy vọng sếp không tiết lộ thông tin cho đồng nghiệp.
 Nếu đã xin LoR từ năm trước mà rớt, năm nay muốn cải thiện hồ sơ viết lại LoR thì có nên xin LoR từ người cũ không?  Câu trả lời là tuỳ, nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người cho LoR thì có thể nhờ viết lại/ cập nhật lại LoR; hoặc không thì các bạn có thể xin từ người khác công ty, khác chức vụ, giáo viên khác.
– Xin LoR trước bao lâu là hợp lý?  Vì LoR phải phụ thuộc thời gian vào người khác khá nhiều, nên câu trả lời là càng sớm càng tốt, khi bạn đã có ý định nộp học bổng nào/ trường nào. Đối với SISGP, LoR phải theo mẫu (và SI chỉ upload lên website vào thời gian nhất định, mình không nhớ chính xác năm của mình khoảng cuối tháng 12 sẽ có mẫu). Nên các bạn có thể hỏi trước người sẽ viết LoR dành thời gian đó để viết LoR, và cố gắng sắp xếp lấy con dấu xác nhận giúp kịp hạn nộp.
– Xin LoR thì thế người khác sẽ viết hết cho mình?  Câu trả lời cũng là …tuỳ, vì thường thầy cô, sếp sẽ khá là bận, có thể sẽ viết cho mình, hoặc là nói mình draft ý trước, sau đó gửi thầy cô đọc lại, chỉnh sửa, ký và gửi lại cho mình.
 Nếu phải draft trước LoR để gửi, thì viết như thế nào?  Thế thì bạn hãy dành thời gian nghía xuống các tips phía dưới mà mình đã lượm lặt được, có khi trầy trật và nhận bao nhiêu feedback không vừa lòng, sửa đi sửa lại thì mới hoàn chỉnh để gửi nè.

Một số tips khi “phải draft” LoR  (CHUNG CHO TẤT CẢ LOR)

  1. Bố cục của LoR:
  • Tóm tắt mối quan hệ của người viết LoR và ứng viên: giới thiệu ứng viên, tại sao bạn biết ứng viên (ở đâu & bao lâu), đánh giá phẩm chất quan trọng/ nổi trội nhất của ứng viên
  • Tóm tắt công việc & khả năng :
    • 2 hoặc 3 đoạn tương ứng với phẩm chất
    • Không nên nói quá chi tiết (ví dụ như số bài báo đã đăng, dự án cuối cùng làm gì,…) mà hãy tập trung vào bức tranh tổng quát, nhưng tất nhiên là không quá chung chung
    • Công việc của ứng viên đã có những ảnh hưởng tích cực gì, hoặc khiến bạn ấn tượng nhất?
  • Tóm tắt tố chất/ tính cách :
    • Đưa ra ví dụ, dẫn chứng
    • Ví dụ một số tính cách: hợp tác tốt với mọi người, nhiệt tình – hoà đồng trong công việc, tinh tế quan tâm với các thành viên trong nhóm, nỗ lực hoàn thành công việc,…
  • Đánh giá tiềm năng:
    • Người giới thiệu đánh giá như thế nào về ứng viên – tiềm năng có thể trong tương lai (tốt nhất là liên quan đến tiêu chí học bổng, ví dụ: SISGP – thay đổi tích cực cho xã hội)
    • Tại sao học bổng/ khoá học này lại có thể giúp ích/ hỗ trợ ứng viên
  • Kết luận & đánh giá mức độ phù hợp: Tại sao ứng viên xứng đáng với học bổng này?

2. Kinh nghiệm học hỏi được của mình:

  • Hai LoR nên bổ sung cho nhau, mỗi LoR nêu nổi bật phẩm chất khác nhau, nhưng hai LoR vẫn liên quan đến nhau. Ví dụ: hai LoR đều đánh giá ứng viên chung là có khả năng lãnh đạo, giao tiếp tốt, mạnh về khả năng phân tích và giải quyết vấn đề. LoR1 học tập có thể nói về trong quá trình nghiên cứu bạn này tổng hợp & phân tích dữ liệu rất tốt, rất “eager to accquire new knowledge” và trao đổi tích cực với người hướng dẫn. Trong khi LoR2 có thể nói về trong quá trình làm việc, bạn này mạnh ở việc phối hợp thành viên nhóm để giải quyết vấn đề, giải quyết mâu thuẫn nhóm nhờ giao tiếp với nhau, và đưa ra những giải pháp căn cứ vào phân tích số liệu cụ thể;
  • Mỗi bức thư nên khắc họa 1 phần con người của ứng viên. Những điểm này sẽ xác nhận lại những điều đã viết trong SoP. Vd: 1 bức thư thì nói về khả năng học, những thành tích học tập đạt được, khả năng làm nghiên cứu và tiếp thu kiến thức mới. – 1 bức thư khác thì nói về kinh nghiệm làm việc phù hợp với ngành mà muốn theo học, khả năng ứng dụng kiến thức vào công việc như thế nào, leadership thể hiện trong công việc ra sao;
  • Nên đưa ra 2-3 tố chất nổi bật của bản thân, sau đó CV, LoR và SoP đều xoay quanh những tố chất đó => sự thống nhất trong bộ hồ sơ;
  • “Show, don’t state”. Nên tìm hiểu kĩ thuật “kể chuyện” trong bài viết;
  • Những câu chuyện kể ra phải khách quan, phải đứng dưới góc nhìn của người viết LoR;
  • Không nên khen quá nhiều, khen chồng khen, khen ít mà chất lượng là được;
  • Chú ý tính logic của từng đoạn văn và cả bài, cứ áp dụng mấy skill IELTS writing task 2 vào ấy.

Dành riêng cho SISGP

LoR các bạn phải dùng theo mẫu của SI, thường dạng LoR sẽ là trả lời các câu hỏi liên quan đến ứng viên. Lưu ý: Cần chữ kí của người giới thiệu + con dấu của tổ chức. Mỗi năm sẽ có một mẫu riêng, mình không rõ có giống nhau hay không, nhưng nếu LoR (chung) như ở phần trên các bạn viết ổn rồi thì như mình chỉ cần phân bổ lại các nội dung vào các câu hỏi của LoR mẫu SISGP là được . Các câu hỏi trong LoR các bạn có thể tham khảo:
* Tại sao ứng viên xứng đáng với học bổng này (hoặc học bổng này giúp ích gì cho ứng viên trên con đường phát triển học tập & nghề nghiệp)?
* Tiềm năng của ứng viên có thể tạo nên những thay đổi tích cực cho xã hội?
* Đánh giá tiềm năng và khả năng lãnh đạo của ứng viên đối với sự phát triển của xã hội?

Nói điều này hơi vô nghĩa nhưng người viết LoR của bạn cũng nên “đủ trình” để có thể viết LoR “hoàn hảo” nhất cho những nhận xét dành cho bạn nhen.

Giấy chứng nhận

SISGP còn yêu cầu Giấy chứng nhận Kinh nghiệm làm việc (tối đa 3) + Giấy chứng nhận kinh nghiệm lãnh đạo (tối đa 2). Các GCN này theo mẫu của SI từng năm, chủ yếu là điền thông tin thôi, không có gì đáng nói. Nhưng mình có một lưu ý nho nhỏ là khi các bạn xin LoR từ người đang làm việc tại các nơi (ví dụ: công ty, tổ chức xã hội) các bạn cần xin GCN kinh nghiệm làm việc/ lãnh đạo thì các bạn gửi chung để xin chữ ký/ con dấu một lần, tránh mất thời gian.

Thế là đã xong phần “phụ thuộc vào người khác”, nói thì đơn giản vậy chớ do thời gian gấp rút (SI upload mẫu trong thời gian nhất định), phải phụ thuộc vào những thầy/ cô/ sếp rất bận để nhờ viết LoR, kí và xin dấu. Một khoảng thời gian khá là … đau đầu, rồi phải đợi, chờ, hẹn, nhờ. Thế nên, đối với hạng mục giấy tờ này mình chúc các bạn kiên nhẫn và may mắn nhen 

Một số chia sẻ khác về cách sắp xếp các công việc cần làm khi apply từ Swedish Institute (SI)

Danh mục các bài trong cùng series

Hành trình học bổng chính phủ Thụy Điển

Phần 1: Vài điều cảm nghĩ

Phần 2: Một số lưu ý

Phần 3: Tổng quan yêu cầu

Phần 4: University Admissions

Phần 5: CV

Phần 6: Thư giới thiệu, Giấy chứng nhận

Phần cuối: Motivation Letter/ SoP

Duyen Dinh từ https://amandery.wordpress.com/