Hành trình học bổng chính phủ Thụy Điển (Phần 2: Một số lưu ý)

Làm thế nào để sắp xếp thời gian chuẩn bị hồ sơ hiệu quả?

Mình nộp SSIGP vào tháng 1 – tháng 2, đây là mùa cao điểm nộp học bổng Châu Âu, nên mình có một số lưu ý về mặt tổ chức để các bạn khỏi “quên mất” học bổng nào.

  • Một bộ hồ sơ thường bao gồm:
    1. CV
    2. Letter of Purpose/ Motivation Letter (Thư động lực)
    3. Letter of Recommendation (Thư giới thiệu)
    4. Bằng đại học
    5. Bảng điểm (có thể kèm thêm Grade Explanation (Giải thích điểm) và Ranking Certificate (Chứng nhận xếp hạng – nếu trong top 10% đổ lại)
    6. Chứng chỉ ngoại ngữ (thường là tiếng Anh, có thể thêm các tiếng khác như Pháp/ Đức/ Tây Ban Nha…)
    7. Hộ chiếu
    8. Các giấy tờ khác (Tuỳ học bổng yêu cầu: Chứng nhận ngoại khoá, Place of Residences,…)
  • Ghi chú:
    • Mục 4 đến 8, các bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn sàng trước, trước cả khi các bạn quyết định chọn trường nào, khoá học nào.
    • Mục 3 cần hẹn thầy, cô/ sếp xác nhận nên cũng nên chuẩn bị sớm, nên keep-up nói chuyện dần dần và nên dành DDL sớm trước nhiều, vì thầy/ cô – sếp còn có các công việc khác, không thể nhờ đầu tuần và cuối tuần đòi LoR được.
    • Mục 1 chuẩn bị sẵn và update lúc nộp sau, không nên viết quá 02 mặt A4.
    • Quan trọng nhất là mục 2, các bạn nên tập trung nhiều vào mục 2 – đây có thể nói là dấu ấn riêng, điểm sống còn (unique selling point) của các bạn trong mắt hội đồng xét tuyển.
  • TUY NHIÊN, SSIGP yêu cầu hồ sơ theo FORM RIÊNG – thậm chí tới ngày nhất định mới upload form trên hệ thống, và yêu cầu Chữ kí/ Dấu rất nhiều, nên các bạn cần chuẩn bị tinh thần trước  – mình sẽ tập trung nói kĩ hơn trong phần sau.
  • Nên note trong sổ tay hoặc điện thoại các deadline (DDL) của các học bổng để các bạn phân bổ thời gian. Thường các nước xét admission qua hệ thống sẽ có chung DDL, các bạn nhớ để ý để tránh “quên mất” hạn nộp trường yêu thích. Sau khi đã có DDL các mục chính, nên phân bổ thời gian trong to-do list, task reminders liên tục bằng laptop, điện thoại…
    • Nên lập file excel ghi chú thông tin các học bổng/ trường/ khoá học, yêu cầu, deadline để theo dõi
    • Có thể dùng GANTT chart để theo dõi
    • Phần này mình muốn bổ sung thêm cho các bạn thích dùng sổ tay/ planner như mình. Mình hay dùng theme Weekly To-do list và Monthly To-do list để đánh dấu công việc quan trọng. Mỗi học bổng mình sẽ có một trang checklist các bước (thường là các hồ sơ, process apply) để theo dõi và tick vào những bước hoàn thành rồi. Tương tự, mình có một trang “check-list” tất cả các học bổng nộp trong sổ.
    • Khi viết SoP, mỗi khi có ý tưởng bất ngờ nên note lại vào điện thoại/ sổ để tránh quên mất
  • Nên chia nhỏ mục tiêu cho từng khoảng thời gian nhất định . Ví dụ thi IELTS – ôn 3 tháng, tháng 6 phải xong; chuẩn bị các giấy tờ lặt vặt (như từ mục 4-8) và liệt kê các học bổng sẽ nộp: 1 tháng, tháng 7 xong; chuẩn bị hồ sơ tương ứng: LOR (1 tháng), SoP (3 tháng – tháng 10 DDL chẳng hạn, sẽ có 1 SoP chính và chỉnh sửa theo từng hồ sơ học bổng).
  • Đối với các bạn vừa đi làm vừa chuẩn bị hồ sơ như mình, nên dành mỗi ngày một khoảng thời gian nhất định cho việc chuẩn bị học bổng (như mình mỗi ngày khoảng 3-5 tiếng), cuối tuần thứ 7 – chủ nhật hạn chế đi chơi mà dành thời gian tập trung chuẩn bị (không nhất định phải “đóng cửa tu luyện”, mà có thể dành thời gian đi hội thảo du học, các buổi chia sẻ kinh nghiệm, hoặc hẹn các anh/ chị nghe tư vấn, góp ý…)
  • Nên “strictly follow the timelines”. Điều này theo mình nghĩ rất quan trọng. Vì nếu ngày nào đi làm về “mệt mệt” là thôi “để mai, để cuối tuần” rồi làm, hoặc lúc ngồi đờ mặt cả tiếng không nghĩ ra được chữ nào thì tuyệt vọng gập lap đi ngủ/ đi coi phim/ đi ăn để lấy lại tinh thần cái đã :)) Thì ôi trời ơi, tới lúc nào đó bạn sẽ ngập trong task, có quá nhiều việc phải làm, DDL sát nút rồi mà bài chưa ra đâu – hay thậm chí còn chưa viết được chữ nào. Lúc đó bạn (có thể) sẽ cảm thấy “thôi hay dù gì cũng không xong, nộp vậy cũng không đậu đâu” và bỏ luôn không nộp học bổng đó.

Tự tìm động lực cho bản thân như thế nào?

Trong team mình có bạn đã chuẩn bị khoảng 3 năm (tức là apply 03 lần) để nhận học bổng chính phủ. Bữa trong group Chevening Applicants mình thấy có bạn apply tới lần thứ …7. Nói vậy không phải để làm nhụt chí các bạn (nói kiểu dân dã là “Ủa tính hù tao hay gì?”) cơ mà cũng để các bạn chuẩn bị sẵn tinh thần là hành trình này có thể sẽ nhanh (1 năm apply được luôn), hoặc vừa vừa (2-3 năm), hoặc rất dài (7 năm như bạn kia). Nên việc giữ vững tinh thần và kiên trì rất quan trọng khi NHẬN EMAIL BÁO RỚT.

Mình chuẩn bị từ tháng 9 (bao gồm cả ôn để thi (lại) IELTS), đến tháng 2 là kết thúc hết tất các bộ hồ sơ (trừ tháng 3 có hẹn phỏng vấn một học bổng của Erasmus Mundus nên có chuẩn bị mock interview khoảng 1 tuần): tức là khoảng 6 tháng. Nhưng cảm xúc cũng đã lên xuống đủ mọi cung bậc rồi, nên mình rất mong các bạn cũng có thể giữ vững niềm tin, nộp lại.

Như mình đã chia sẻ, “learn to rest, not to quit”, nên lúc mệt mỏi, khó khăn thì mình làm gì? Thì dừng lại nghỉ ngơi tí chứ sao nữa 

“If you get tired, learn to rest, not to quit”

Banksy

Sau đây là bucket-list lúc mình chán nản, mệt mỏi, thất vọng, cạn kiệt ý tưởng, các bạn có thể tham khảo. Nhưng bí quyết quan trọng nhất là: làm việc mình yêu thích, làm việc giúp mình lấy lại năng lượng tích cực, làm việc giúp mình thư giãn hơn.

  • Ngủ: đọc hơi mắc cười nhưng mà thường mình dễ stress vì mình thiếu ngủ, nên mình thường đi ngủ để lấy lại tâm trạng haha, nhưng mà ngủ vừa thôi đừng ngủ quá nha :)))
  • Dọn dẹp lại chỗ làm việc, học tập (chính là chỗ viết hồ sơ đó các bạn), hoặc nếu rảnh thì dọn luôn hết chỗ ở. Cho thêm tí đèn trang trí, tí hình ảnh yêu thích, chút ít cây xanh hoặc hoa. Sắm một ít trà hoa, nến thơm, mua loa và chọn playlist chill chill, vừa nghe nhạc vừa đắp mask, ăn trái cây, thế là đã có một buổi tối thật chill rồi.
  • Ăn uống lành mạnh, uống nhiều nước, bật Youtube lên work-out mấy bài nặng nặng cho ra mồ hôi để não khỏi nghĩ gì nữa (recommend của Hana Giang Anh, Chloe Ting, April Han). Các bạn có thể chọn tới phòng tập hoặc ra công viên nếu thích.
  • Đi bảo tàng/ hoà nhạc/ triển lãm/ đường sách: làm cái gì đó mới so với daily routine, biết đâu nảy ra ý tưởng gì đó hay hay cho bài luận thì sao.
  • Sách: đây chính là chân ái của mình haha, một số đầu sách khuyến nghị cho bạn nào đọc để lấy động lực
    • Săn học bổng (Vương Quyên): mình rất rất rất thích quyển này, điều quan trọng phải nhấn mạnh ba lần, mặc dù chỉ kể về hành trình chị ấy học tiếng Anh thôi nhưng truyền cảm hứng cho mình rất nhiều.
    • Ba người thầy vĩ đại (Robin Sharma)
    • Chất Michelle (Michelle Obama)
    • Dấn thân (Sheryl Sandberg)
    • Tuổi trẻ không trì hoãn (Thần Cách)
    • Ngày xưa có một con bò (Camilo Cruz)
    • Bạn mới là chủ nhân của cuộc đời mình (Lý Ái Linh) hoặc series của Vãn Tình nếu muốn trở thành một người đẹp khí chất 
  • Tâm sự với bạn bè, gia đình
  • Chơi với mèo (mình không nuôi mèo ở Sài Gòn nhưng mà mình hay đi Cafe Mèo để nghịch mèo haha)

Trên đây là một số kinh nghiệm cá nhân của mình, hy vọng có thể giúp các bạn tham khảo để làm hành trang chiến đấu sắp tới nhen.

Danh mục các bài trong cùng series

HÀNH TRÌNH HỌC BỔNG CHÍNH PHỦ THUỴ ĐIỂN

Phần 1: Vài điều cảm nghĩ

Phần 2: Một số lưu ý

Phần 3: Tổng quan yêu cầu

Phần 4: University Admissions

Phần 5: CV

Phần 6: Thư giới thiệu, Giấy chứng nhận

Phần cuối: Motivation Letter/ SoP

Duyen Dinh từ https://amandery.wordpress.com/